CASOS DE ÉXITO DE GRUPO OUTSOURCING

Caso Hapag Lloyd: Orientación estratégica

Hapag Lloyd es una de las compañías navieras más importantes del mundo. Con la adquisición de CP Ships en 2005, esta empresa cuyos cuarteles generales están en Hamburgo, Alemania, es una de las cinco compañías de transporte marítimo más grandes del planeta, con presencia en 130 países, 320 oficinas de ventas y más de 6 mil empleados.

Hapag Lloyd se especializa en la transportación de carga por contenedores, con la posibilidad de manejar la mercancía de sus clientes en el sistema “puerta a puerta”: se hace responsable de la logística adicional a la transportación marítima, con la garantía de arribo en tiempo y condiciones adecuadas.

La empresa recoge la mercancía en las instalaciones del cliente, la pone en los contenedores con los respectivos sellos de seguridad, y de ahí hasta las terminales portuarias. Luego, a cualquier parte del mundo… Arriba el barco, atraca en los puertos destino, se baja el contenedor, se hacen los trámites aduanales que correspondan y el proceso sigue por vía terrestre –ferrocarril o camiones– hasta el destinatario final.

Hapag Lloyd opera en México desde hace muchos años, y desde 1976 con operación propia (antes tenía un representante comercial). En 2006, tras la fusión de CP Ships, la presencia se vuelve aún más importante, actualmente con cerca de 250 empleados.

Eficiencia y enfoque en lo estratégico

Hapag Lloyd México tiene cuatro áreas esenciales: (1) ventas (nuevos clientes), (2) servicio a cliente (reservaciones, órdenes de embarque, toda la relación con los clientes), (3) operaciones y logística (transporte en tierra, agenciamiento naviero, recepción, movimiento de contenedores, recarga de los mismos, con el debido balance de que haya disponibilidad de los mismos pero sin tenerlos mucho tiempo ociosos en puerto) y (4) administración.

La empresa entiende el esquema de outsourcing de servicios como el procesamiento de nómina como una tendencia de fuerte empuje, ya que permite manejar con mayor eficiencia los recursos, tanto en términos de tiempo, como de personal, costos y procesos, además del factor seguridad.

Tendencias en Recursos Humanos
  • Sistemas de administración de Recursos Humanos que permitan una operación más automatizada. Flexibilidad, para a partir de una base de datos poderosa, poder elaborar, por ejemplo, reportes gerenciales completos y en tiempo a la gerencia para la toma de decisiones.
  • Descentralización de servicios como nómina, capacitación, etc.
  • En lugar de tener un “ejército” de analistas en compensación, dedicar el talento del área a labores más estratégicas como descripciones y evaluaciones de puestos, etc.

La nómina de la empresa es tan compleja como puede serlo una nómina en México, dada la cantidad de modalidades de compensación o de remuneración que se manejan: sueldo, fondo de ahorro, vales despensa, tiempos extra, percepciones variables, obligaciones patronales de seguridad social, cálculo de retención para efectos fiscales, etc.

Al subcontratar el procesamiento de su nómina, con la confianza de que ésta se encuentra en buen resguardo, la empresa puede tener una estructura de Recursos Humanos más esbelta: menos personas, pero éstas pueden orientarse a funciones más estratégicas: fortalecer las competencias y el potencial del personal, capacitación y adiestramiento, planes de carrera. etc.

La fórmula: organizacional más esbelta más abatimiento de costos es igual a capacidad de ganar terreno en eficiencia y de enfoque en lo estratégico.

¿Por qué Outnom?

Para el procesamiento de su nómina, Hapag Lloyd México tiene definida una métrica o estándar de calidad, así como para todas las obligaciones patronales. El parámetro es de cero errores: la nómina tiene que ser procesarse absolutamente sin fallas, con pagos exactos y oportunos a los empleados y a las autoridades.

En ese sentido, para la empresa resulta esencial que su proveedor de servicios cuente con los sistemas y soportes adecuados para garantizar esa eficacia y una total seguridad en la operación. Eso incluye que este proveedor esté permanentemente actualizado y siempre comprometido con evitar cualquier problema al cliente y apoyarlo proactivamente ante cualquier contingencia.

En la relación con Outsourcing de Nómina, al principio se destinó mucho tiempo a la parametrización de la nómina, en la definición de todos los conceptos. Lo mismo ocurrió en cuanto a las corridas de prueba, hasta asegurar que el sistema trabajaba a la perfección. Ahora, la relación se da más en términos de mantenimiento, asegurar que todo camina bien, actualizar y encontrar áreas de oportunidad.

¿Por qué no un software en casa? La empresa tendría que contar con la estructura necesaria para poderlo operar, así como la experiencia y el conocimiento para hacerlo con eficiencia y oportunidad..